Begegnungen Organisieren
Begegnungen Organisieren
Planung und Durchführung einer Begegnung
1. Wie finde ich eine passende Partnerorganisation im Ausland und was muss ich beachten?
Der erste Schritt ist die Suche nach einer Partnerorganisation, die ähnliche Ziele und eine passende Zielgruppe hat. Du kannst diese über Netzwerke, bestehende Kontakte oder Online-Plattformen finden. Sobald du eine Organisation gefunden hast, solltest du Kontakt aufnehmen und alle Rahmenbedingungen klären: Wie lange soll das Projekt dauern? Welche Altersgruppe wird angesprochen? Welche Themen und Ziele sind für beide Seiten wichtig? Das frühzeitige Abstimmen hilft, eine erfolgreiche und harmonische Zusammenarbeit zu gewährleisten.
2. Welche organisatorischen Schritte sind bei der Planung besonders wichtig?
Die Planung umfasst mehrere Schritte: Zunächst solltest du dich um die Finanzierung kümmern, indem du klärst, welche Anträge notwendig sind und diese rechtzeitig stellst. In der Vorbereitung wird das Team festgelegt, das die Jugendbegegnung leiten wird. Dann wird das Programm in Absprache mit der Partnerorganisation ausgearbeitet, wobei auch Unterkunft, Verpflegung und besondere Bedürfnisse der Teilnehmenden berücksichtigt werden. Zudem sollten Vorbereitungen mit den Teilnehmenden stattfinden, um Erwartungen, Ängste und Wünsche zu besprechen und sie auf die Begegnung vorzubereiten.
3. Wie sieht die Vorbereitung der Teilnehmenden konkret aus?
Die Vorbereitung der Teilnehmenden ist ein wichtiger Bestandteil der Planung. Regelmäßige Treffen beginnen idealerweise 2-3 Monate vor der Begegnung. In diesen Treffen werden die Jugendlichen auf den internationalen Austausch vorbereitet. Dazu gehört, Erwartungen und Ängste abzufragen, Regeln zu erarbeiten und Sprachanimationen anzubieten, um spielerisch an die fremde Sprache heranzuführen. Zudem werden Programmpunkte gemeinsam geplant und Aufgaben verteilt, damit sich alle aktiv einbringen können. Ein Elterninfoabend sollte etwa zwei Wochen vor Abreise stattfinden, um das Programm, Anreise- und Abfahrtszeiten sowie organisatorische Fragen zu klären.
4. Welche Aufgaben haben die Teamende während der Begegnung?
Die Teamende haben während der Begegnung die Aufgabe, für die Teilnehmenden da zu sein, sie bei den Programmpunkten mit einzubeziehen und regelmäßig Befindlichkeiten abzufragen. Es ist wichtig, dass die Jugendlichen wissen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und dass tägliche Reflexionen stattfinden, um Probleme oder Wünsche anzusprechen. Auch der Austausch zwischen den Teamende ist zentral, um den Projektverlauf zu besprechen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Darüber hinaus sollten alle Aktivitäten dokumentiert werden, um die Begegnung festzuhalten und für Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen.
5. Wie läuft die Nachbereitung nach der Jugendbegegnung ab?
Nach der Begegnung steht die Reflexion im Mittelpunkt. Im Team und mit den Teilnehmenden werden Erfahrungen ausgewertet, um die Erfolge und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Teilnahmebestätigungen wie der YouthPass werden erstellt, und es finden Nachtreffen mit den Jugendlichen und Eltern statt, um Fotos und Berichte zu zeigen. Die abschließende Dokumentation der Begegnung sowie die Abrechnung der Reisekosten und ein Abschlussbericht sind wesentliche Schritte. Schließlich wird der Kontakt zur Partnerorganisation genutzt, um zukünftige Projekte zu planen und Partnerschaften zu stärken.
Downloads
Vorlagen
Hier findest du hilfreiche Vorlagen, die dir die Organisation erleichtern. Wir haben Muster für Anmeldungen, Einladungen zum Elterninformationsabend, Informationsblätter zum Datenschutz und Vollmachten für die Ausländerbehörde zusammengestellt. Diese Dokumente unterstützen dich dabei, deine Begegnung rechtlich abzusichern und professionell zu planen. Nutze die Vorlagen, um deine nächste Jugendbegegnung optimal vorzubereiten und alle Beteiligten gut zu informieren.
Downloads
Mitgestalten
Alle Netzwerkpartner*innen möchten wir herzlich einladen, den internen Bereich mit Inhalten zu füllen. Material bitte per Mail an jugendinternational@wiesbaden.de schicken. Wir sorgen dann für den Upload.
Begegnungen in Wiesbaden
Planst du eine Jugendbegegnung in Wiesbaden und suchst nach Inspiration? In unserem Downloadbereich findest du nützliche Listen mit Aktivitäten, spannenden Ausflugszielen und geeigneten Unterkünften, die dir bei der Planung deines Programms helfen. Egal ob für den entspannten Nachmittag, einen aufregenden Tagesausflug oder die ideale Unterkunft für deine Gruppe – hier findest du alles, was du brauchst, um deine Jugendbegegnung abwechslungsreich und unvergesslich zu gestalten.
Downloads
FÖRDERUNG
1. Wer ist berechtigt Förderungen für geplante internationale Begegnungen zu erhalten?
Das Amt für Soziale Arbeit der Stadt Wiesbaden unterstützt internationale Projekte für Kinder und Jugendliche im Rahmen von „Wiesbaden weltweit“. Die Förderung steht unter dem Vorbehalt der verfügbaren Haushaltsmittel und es gibt keinen Rechtsanspruch. Grundsätzlich können nur Mitglieder des Netzwerks „Wiesbaden weltweit“ eine Förderung erhalten, sofern sie die festgelegten Voraussetzungen erfüllen.
2. Welche Voraussetzungen müssen für eine Förderung erfüllt sein?
Für eine Förderung im Rahmen von „Wiesbaden weltweit“ müssen Projekte Teil des Netzwerks sein, sich an Wiesbadener Jugendliche zwischen 8-27 Jahren richten und dürfen maximal zu einem Drittel von Gymnasiast*innen besucht werden. Es muss ein Drittmittelantrag gestellt werden und die Maßnahme soll Begegnungscharakter mit einer festen Partnergruppe haben. Das Projekt muss partnerschaftlich, gleichberechtigt gestaltet und laufend evaluiert werden. Projekte mit Wiesbadens Partnerstädten und Partnerregionen des Landes Hessen werden bevorzugt gefördert. Nachhaltigkeitsaspekte sollen berücksichtigt werden.
3. Wie hoch ist der Förderbetrag?
Der Förderbetrag ergibt sich aus der Deckungslücke von Gesamtkosten abzüglich Teilnehmerbeträge und Drittmittelförderung, jedoch maximal 30 % der Gesamtkosten bzw. höchstens 20.000,00 €. Personalkosten hauptamtlicher Mitarbeiter*innen (innerhalb der Regelarbeitszeit) aus Institutionen, die eine Förderung der Landeshauptstadt Wiesbaden erhalten, werden über die antragstellende Institution abgedeckt. Reisekosten der ausländischen Partner werden vom ausländischen Partner getragen.
Die Landeshauptstadt Wiesbaden gewährt einen Verwaltungskostenzuschuss in Höhe von 200,00 €, der im Verwendungsnachweis gesondert aufzuführen ist und nach dessen Prüfung ausgezahlt wird. Die Verwaltungskosten werden auch gezahlt, wenn ein Drittmittelantrag abgelehnt wurde.
Bereits ausgezahlte städtische Mittel können, wenn diese z. B. aufgrund geringerer Teilnahmezahlen nicht verausgabt wurden, bis zu einer Höhe von max. 500,00 € beim Träger verbleiben, wenn er im Folgejahr eine Begegnung durchführt. Bei dem weiteren Antrag verringert sich dann die Fördersumme der Landeshauptstadt Wiesbaden um diesen Betrag.
4. Wie kann die Förderung beantragt werden?
Der Antrag auf Förderung kann nur beim Amt für Soziale Arbeit, Sachgebiet 510420 – wi&you, gestellt werden und ist spätestens acht Wochen vor Beginn der Maßnahme schriftlich einzureichen. Dem Antrag ist eine Kopie des Antrages auf Drittmittelförderung beizufügen.
Die Kennzahlen der Maßnahme (siehe Formblatt „Abschlussbericht“) sind bis längstens acht Wochen nach Beendigung der Maßnahme, spätestens aber bis zum 31.12. des Haushaltsjahres an die Fachstelle zu übermitteln. Bis spätestens drei Monate nach Ablauf des Haushaltsjahres ist eine Kopie des für den Drittmittelfördernden erstellten Verwendungsnachweises sowie der Verwendungs-nachweis über den gewährten Zuschuss der Landeshauptstadt Wiesbaden einzureichen.
Du organisierst deine erste Begegnung?
Interessierte Erstanmelder können sich gerne vorab bei uns melden und wir unterstützen in dem Prozess.